Information concerning the processing of personal data


INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych informujemy – zgodnie z art. 13 ust 1
i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/6/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ( Dz. Urz. UE L z 04.05.2016 r, Nr 119, s. 1) zwanego dalej „RODO” iż:

I. ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest S2INNOVATION Sp. z o.o.. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej pod adresem: S2INNOVATION Sp.
z o.o., Kraków, Podole 60, 30-394 Kraków, poprzez email: contact@s2innovation.com lub telefonicznie pod numerem telefonu: 795 794 004.

II. PODSTAWA PRAWNA I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe wynikające z zawartej umowy bądź realizowanej współpracy, w tym dane osób uprawnionych do kontaktu będą przetwarzane w celu:       
1) zawarcia i realizacji umowy lub podejmowania innych działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem z nami umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit b RODO),    
2) dokonywania rozliczeń, w tym umożliwienia Pani/Panu dokonywania płatności za towary lub usługi drogą elektroniczną (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO),  
3) realizacji obowiązków podatkowych i księgowo-rachunkowych oraz innych obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym wystawienia i przechowywania faktur (podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit c RODO),          
4) otrzymywania od nas informacji handlowych dotyczących oferowanych przez nas produktów lub usług – wyłącznie na podstawie udzielonej nam przez Panią/Pana zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO),
5) ewentualnego ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit f RODO);

III. INFORMACJE O WYMOGU/DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJI NIE PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz jeżeli nie poda nam Pani/Pan danych osobowych, które uznamy za konieczne, wówczas nie będziemy mogli podjąć działań na Pan/Pana żądanie, zawrzeć z Panią/Panem umowy, świadczyć na Pani/Pana rzecz naszych usług, przesłać zamówionej informacji handlowej lub prowadzić z Panią/Panem korespondencji – bez podania danych osobowych nie będzie możliwa realizacja tych celów. Podanie danych niezbędnych do wystawienia faktury jest obowiązkiem ustawowym i wynika z ustawy o podatku od towarów i usług

IV. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

1. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą tylko podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, m.in. Krajowa Administracja Skarbowa lub inne organy państwowe. Pani/Pana dane osobowe będą również udostępniane bankom, w których Administrator posiada rachunki bankowe.
2. Pani/Pana dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora np. dostawcom usług informatycznych, podmiotom świadczącym usługi księgowe, kadrowo-płacowe, prawne i doradcze i innym podmiotom przetwarzającym dane w celu określonym przez Administratora – przy czym takie podmioty przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umowy
z Administratorem.
3. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać również przekazane naszym partnerom, czyli firmom,
z którymi współpracujemy łącząc produkty lub usługi.

V. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji umowy, a następnie:
1) dla celów podatkowych i rachunkowych – przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,        
2) dla celów ewentualnego ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – przez okres 3 lat od zakończenia współpracy/wykonania umowy, a w przypadku toczącego się postępowania do czasu jego prawomocnego zakończenia oraz do czasu przedawnienia roszczeń.
3) do momentu wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie pewnych kategorii danych osobowych odbywa się na podstawie udzielonej nam zgody.

VI. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

W związku z przetwarzaniem danych osobowych posiada Pani/Pan prawo do:
1) Dostępu do treści swoich danych osobowych – czyli prawo do uzyskania potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane oraz informacji dotyczących takiego przetwarzania,
2) Otrzymania kopii danych osobowych – czyli prawo uzyskania kopii swoich danych osobowych, które sa przetwarzane przez Administratora, czy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, natomiast za następne Administrator jest uprawnionych do pobrania opłaty w rozsądnej wysokości,      
3) Sprostowania danych osobowych – jeżeli dane przetwarzane przez Administratora są nieprawidłowe lub niekompletne,           
4) Usunięcia danych osobowych – w sytuacji gdy dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, zostanie cofnięta zgoda na przetwarzanie danych, zostanie zgłoszony sprzeciw wobec przetwarzania danych, dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem,     
5) Ograniczenia przetwarzania danych osobowych – gdy dane są nieprawidłowe może Pani/Pan żądać ograniczenia przetwarzania danych na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych, dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będzie Pani/Pan chciał, aby zostały usunięte, dane nie będą potrzebne Administratorowi, ale mogą być potrzebne Pani/Panu do obrony lub dochodzenia roszczeń lub gdy wniesie Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
6) Przenoszenia danych osobowych – czyli ma Pani/Pan prawo do otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoich danych osobowych, dostarczonych administratorowi, oraz ma Pani/Pan prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, któremu dostarczono te dane osobowe jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny,      
7) Sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – gdy Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, powierzonej Administratorowi lub na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego,
8) Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej nam zgody,
– w przypadkach i na warunkach określonych w RODO. Prawa wymienione w pkt 1-8 powyżej można zrealizować poprzez kontakt z Administratorem.

VII. PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie
z przepisami RODO.

VIII. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI W TYM PROFILOWANIE

Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.

IX. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych, jednakże mogą być przekazywane do państw trzecich (m.in. USA) poprzez korzystanie przez Administratora
z narzędzi firm mających siedziby lub oddziały poza UE.

In English

INFORMATION CONCERNING THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

In connection with the processing of your personal data, we inform you – in accordance with art. 13 section 1 and section 2 of the Regulation of the European Parliament and of the Council (EU) 2016/679 of 27/04/2016. on the protection of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/6 / EC (General Data Protection Regulation) (Journal of Laws UE L of 04.05.2016, No. 119, p. 1) hereinafter referred to as „GDPR” that:

I. DATA ADMINISTRATOR

The administrator of your personal data is S2INNOVATION Sp. z o.o .. The Administrator may be contacted in writing by traditional mail at the following address: S2INNOVATION Sp. z o.o., Kraków, Podole 60, 30-394 Kraków, by e-mail: contact@s2innovation.com or by phone: 795 794 004.

II. LEGAL BASIS AND PURPOSES OF THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

Personal data resulting from the concluded contract or cooperation, including the data of contact persons, will be processed for the purpose of:

1) concluding and performing the contract or taking other actions at your request before concluding the contract with us (legal basis: Article 6 (1) (b) of the GDPR),

2) making settlements, including enabling you to make payments for goods or services electronically (legal basis: Article 6 (1) (b and f) of the GDPR),

3) fulfillment of tax, accounting and accounting obligations as well as other legal obligations incumbent on the Administrator, including issuing and storing invoices (legal basis: Article 6 (1) (c) of the GDPR),

4) receiving commercial information from us regarding the products or services we offer – only on the basis of your consent (Article 6 (1) (a) of the GDPR),

5) possible determination or pursuit of claims or defense against claims (legal basis: Article 6 (1) (f) of the GDPR);

III. INFORMATION ON THE REQUIREMENT / VOLUNTARY PROVISION OF DATA AND THE CONSEQUENCES OF NOT PROVIDING PERSONAL DATA

Providing personal data is voluntary, but if you do not provide us with personal data that we deem necessary, then we will not be able to take action at your request, conclude contracts with you, provide our services to you, send the ordered commercial information or correspond with you – without providing personal data it will not be possible to achieve these goals. Providing the data necessary
to issue an invoice is a statutory obligation and results from the Act on tax on goods and servic

IV. RECIPIENTS OF PERSONAL DATA

1. The recipients of your personal data will only be entities authorized under the law, including National Tax Administration or other state authorities. Your personal data will also be made available to banks with which the Administrator has bank accounts.

2.Your data may be transferred to entities processing personal data at the request of the Administrator, e.g. IT service providers, entities providing accounting, HR and payroll, legal and advisory services and other entities processing data for the purpose specified by the Administrator – such entities process data only on the basis of an agreement with the Administrator.

3. Your personal data may also be transferred to our partners, i.e. companies with whom we cooperate by combining products or services.

 V. PERIOD OF STORAGE OF PERSONAL DATA

Your personal data will be processed for the duration of the contract, and then:

1) for tax and accounting purposes – for a period of 5 years from the end of the calendar year in which the tax payment deadline expired,

2) for the purpose of possible determination or pursuit of claims or defense against claims – for a period of 3 years from the end of cooperation / performance of the contract, and in the case of pending proceedings until its final completion and until the claims are time-barred.

3) until the consent is withdrawn, if the processing of certain categories of personal data is based

on the consent given to us.

                        

 VI. RIGHTS OF PERSONS WHO THE DATA CONCERNS

In connection with the processing of personal data, you have the right to:

1) Access to the content of your personal data – i.e. the right to obtain confirmation whether the Administrator processes data and information regarding such processing,

2) Receiving a copy of personal data – i.e. the right to obtain a copy of your personal data, which is processed by the Administrator, or what the first copy is free of charge, while for the next one the Administrator is entitled to charge a reasonable fee,

3) Correction of personal data – if the data processed by the Administrator is incorrect or incomplete,

4) Deletion of personal data – if the data is no longer necessary for the purposes for which it was collected, the consent to data processing will be withdrawn, an objection to data processing will be raised, the data will be processed unlawfully,

5) Restrictions on the processing of personal data – when the data is incorrect, you may request

a restriction of data processing for a period that allows you to check the correctness of this data, the data will be processed unlawfully, but you will not want it to be deleted, the data will not be needed Administrator, but you may need to defend or pursue claims or if you object to the processing of data – until it is determined whether the legitimate grounds on the part of the Administrator override the grounds of objection;

6) Transfer of personal data – i.e. you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used machine-readable format, provided to the administrator, and you have the right to send this personal data to another administrator without any obstacles from the Administrator, to whom this personal data was provided if the data processing takes place on the basis of consent or a contract and the processing is automatic,
7) Object to the processing of personal data – you have the right to object at any time – for reasons related to your particular situation – when your personal data is processed by the Administrator in order to perform a task carried out in the public interest or as part of exercising public authority, entrusted to the Administrator or on the basis of the Administrator’s legitimate interest or in relation to data processing for direct marketing,

8) Withdrawal of consent to the processing of personal data at any time without affecting the lawfulness of the processing that was carried out before its withdrawal – if the processing takes place on the basis of consent granted to us,

– in the cases and under the conditions set out in the GDPR. The rights listed in points 1-8 above can be exercised by contacting the Administrator.

 

VII. RIGHT TO LODGE A COMPLAINT WITH A SUPERVISORY AUTHORITY

You have the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office when it is justified that your personal data is processed by the controller contrary to the provisions of the GDPR.

 

VIII. AUTOMATED DECISION MAKING, INCLUDING PROFILING

Your personal data will not be processed in an automated manner, including in the form of profiling.

 

IX. TRANSMISSION OF PERSONAL DATA TO A THIRD COUNTRY OR AN INTERNATIONAL ORGANIZATION

Your personal data will not be transferred to international organizations, however, they may be transferred to third countries (including the USA) through the Administrator’s use of tools of companies with registered offices or branches outside the EU.